Комерційна пропозиція на постачання товару: що вказати, щоб не було питань

Комерційна пропозиція на постачання товару — найпоширеніший тип КП у B2B. Клієнт зазвичай отримує кілька пропозицій і порівнює їх таблицею: ціна, строки, умови. Виграє не завжди найдешевша, а та, у якій усе зрозуміло й нічого не доведеться уточнювати.

Специфікація: що саме ви постачаєте

Основа КП на постачання — таблиця позицій. Для кожної вкажіть:

• назву і модель, а для складних товарів — артикул виробника;
• кількість і одиницю виміру;
• ціну за одиницю і суму;
• за потреби — фото й короткий опис ключових характеристик.

Якщо позицій багато, групуйте їх за категоріями — так клієнту легше перевірити, що нічого не пропущено.

Ціни: з ПДВ чи без

Найчастіше питання клієнта після отримання КП — «ціна з ПДВ?». Зніміть його заздалегідь: покажіть суму без ПДВ, сам ПДВ і загальну суму до сплати. Для бухгалтерії клієнта корисно додати суму прописом. Якщо ціни у валюті — вкажіть, за яким курсом буде рахунок.

Знижки

Знижку краще показати окремим рядком, а не «сховати» в ціні: так клієнт бачить вигоду, а ви — маржу. Знижка за обсяг чи передоплату — сильний аргумент, якщо її видно.

Умови поставки

• Строк — у робочих днях від оплати чи підписання договору.
• Доставка — хто платить і як: самовивіз, перевізник, ваш транспорт.
• Наявність — що є на складі, а що під замовлення.

Умови оплати й гарантія

Оплата 100% чи 50/50, відстрочка для постійних клієнтів, гарантійний строк і сервіс. Якщо ви даєте більшу гарантію, ніж конкуренти, — це аргумент, який треба винести в окремий рядок.

Обов’язково вкажіть термін дії пропозиції. Для товарів з волатильною ціною (імпорт, метали, електроніка) — особливо.

Чек-лист: комерційна пропозиція на постачання товару

1. Усі позиції з моделями й кількістю.
2. Ціни без ПДВ, ПДВ і сума до сплати.
3. Строки й спосіб доставки.
4. Умови оплати.
5. Гарантія.
6. Термін дії пропозиції.
7. Контакт менеджера.

Регулярні поставки

Якщо клієнт купує регулярно, КП може стати основою для довгострокової співпраці. Вкажіть, на який період фіксуєте ціни, як вони змінюватимуться (наприклад, з прив’язкою до курсу) і які умови діють для повторних замовлень: знижка за обсяг, пріоритетне відвантаження, відстрочка платежу. Клієнт бачить не разову угоду, а зрозумілі правила на майбутнє.

Аналоги й альтернативи

Якщо потрібної моделі немає або є дешевша заміна, покажіть альтернативу прямо в КП — окремим рядком чи окремою версією пропозиції. Коротко поясніть різницю: «аналог від іншого виробника, та сама точність вимірювання, гарантія 12 місяців замість 24». Так клієнт отримує вибір, а не відмову, і не йде шукати заміну деінде.

Дві версії пропозиції

Іноді ефективніше надіслати дві КП: «оптимальну» і «економну». Клієнт порівнює їх між собою, а не з конкурентами. Найпростіше — підготувати першу, продублювати і замінити кілька позицій.

Валюта і курс

Якщо ви закуповуєте товар у валюті, а клієнт платить у гривнях, домовтеся про це в КП прямо: «ціни в гривнях за курсом на дату виставлення рахунку» або «ціни зафіксовані до 31.10». Невизначеність з курсом — часта причина конфліктів уже після згоди клієнта. У DOCSPACE курс фіксується в самій пропозиції: клієнт бачить зрозумілу суму в гривнях, а ви — за яким курсом її пораховано.

Додатки до КП на постачання

• технічні характеристики й паспорти виробів;
• сертифікати відповідності;
• умови гарантійного обслуговування;
• фото чи схеми, якщо товар потребує монтажу.

Посилайтеся на додатки в тексті КП, але не переносьте їх у основну частину — так документ залишається коротким, а деталі доступні тим, кому вони потрібні.

Як готувати такі КП швидше

КП на постачання повторюються: ті самі товари, ті самі умови, різні клієнти й кількості. Якщо каталог уже в DOCSPACE, специфікація збирається пошуком, ціни підтягуються актуальні, а умови оплати й гарантії — з брендингу. Для дилерів підійде шаблон «Дилерський» з цінами дистриб’ютора, для кінцевих клієнтів — «Класичний». Загальну структуру сильної КП дивіться в статті як скласти комерційну пропозицію.