Супровідний лист до комерційної пропозиції: шаблони, які відкривають

Супровідний лист до комерційної пропозиції часто пишуть в останню секунду: «Добрий день, у вкладенні КП». Але саме лист вирішує, чи відкриє клієнт вкладення сьогодні, чи воно загубиться серед десятків інших. Розбираємо, як написати лист, що працює, і даємо шаблони.

Тема листа

Тема має відповідати на питання «що це і від кого». Добре працює формат «Комерційна пропозиція № … від компанії» — її легко знайти в пошті пізніше. Для гарячих КП додайте предмет: «КП на обладнання для СТО — ТОВ «Ваша компанія»».

Чого уникати в темі

• КАПСЛОКУ й знаків оклику — схоже на спам.
• Порожньої теми або «Без теми».
• Загальних слів на кшталт «Вигідна пропозиція!».

Супровідний лист до комерційної пропозиції: структура в три абзаци

1. Звернення й контекст. «Доброго дня, Іване! Як і домовлялися телефоном, надсилаю пропозицію на обладнання для вашого СТО».
2. Головне коротко. «Комплект на 4 пости з монтажем і навчанням, поставка — 5 робочих днів, до сплати 108 528 грн з ПДВ».
3. Наступний крок. «Якщо все підходить — дайте знати відповіддю, і я підготую рахунок. Пропозиція дійсна до 31.10».

І підпис: ім’я, посада, телефон, месенджер.

Головне правило: клієнт має зрозуміти суть пропозиції, навіть не відкриваючи вкладення.

Шаблони супровідних листів

Після дзвінка чи зустрічі

«Доброго дня, [ім’я]! Дякую за розмову. Як домовлялися, надсилаю комерційну пропозицію на [предмет]. Коротко: [склад], [строк], до сплати [сума]. Пропозиція дійсна до [дата]. Зателефоную [день], щоб відповісти на питання».

Відповідь на запит із сайту

«Доброго дня, [ім’я]! Дякуємо за запит на [товар]. У вкладенні — пропозиція з цінами й умовами поставки. Товар є на складі, відвантаження — [строк]. Якщо потрібна інша кількість чи комплектація — напишіть, оновимо за кілька хвилин».

Оновлена пропозиція

«Доброго дня, [ім’я]! Надсилаю оновлену пропозицію з урахуванням ваших побажань: [що змінилося]. Нова сума до сплати — [сума]. Попередня версія більше не актуальна».

Тон листа

Пишіть так, як говорили б з клієнтом телефоном: ввічливо, але без канцеляриту. «Надсилаю пропозицію, як домовлялися» звучить живіше, ніж «Доводимо до Вашого відома комерційну пропозицію». Звертайтеся на ім’я, якщо ви вже знайомі, і уникайте шаблонних фраз на кшталт «сподіваємося на плідну співпрацю» — вони не додають нічого, крім довжини.

PDF у вкладенні чи посилання

Найкраще — і те, і те: PDF для архіву й бухгалтерії, посилання на онлайн-версію для швидкого перегляду з телефона. До того ж онлайн-версія дає змогу побачити, що клієнт її відкрив.

Холодний супровідний лист

Якщо клієнт не просив пропозицію, лист має зробити більше роботи: пояснити, чому ви пишете саме йому, і зачепити його задачу. Структура трохи інша:

1. Привід. «Побачили, що ви відкриваєте новий сервісний центр у Львові».
2. Задача клієнта. «Зазвичай на старті найбільше часу забирає підбір і монтаж обладнання».
3. Пропозиція одним реченням. «Ми комплектуємо пости під ключ за 5 днів — у вкладенні типовий комплект з цінами».
4. Легкий наступний крок. «Якщо цікаво — підготую розрахунок під ваші площі за 15 хвилин розмови».

Холодний лист — коротший за гарячий і без тиску. Його мета — отримати відповідь, а не продати одразу.

Помилки в супровідних листах

• Порожній лист із вкладенням. Виглядає як спам і часто туди й потрапляє.
• Повтор усієї КП в тексті листа. Клієнт не розуміє, де головне.
• Відсутність підпису й телефону. Клієнту має бути легко вам зателефонувати.
• Помилка в імені. Перевіряйте звернення — особливо коли копіюєте попередній лист.
• Кілька вкладень без пояснень. Якщо додаєте сертифікати чи каталог — назвіть, що це і навіщо.

Відправляйте з особистої робочої адреси менеджера, а не з безликої «info@». На лист від людини відповідають охочіше.

Як не писати лист щоразу заново

У DOCSPACE лист формується автоматично: тема з номером КП і назвою компанії, привітання з ім’ям клієнта, PDF у вкладенні й посилання на онлайн-версію. Ви лише коригуєте текст під ситуацію. Як працює надсилання і відстеження — у статті як відправити комерційну пропозицію клієнту.