Як скласти комерційну пропозицію: структура, приклад і чек-лист

Комерційна пропозиція (КП) — це документ, з яким клієнт ухвалює рішення: купувати чи ні, у вас чи в конкурента. Тому питання, як скласти комерційну пропозицію, — це насправді питання, як допомогти клієнту швидко зрозуміти, що він отримає, скільки це коштує і що робити далі. Нижче — структура, яка працює для більшості B2B-продажів, і чек-лист перед надсиланням.

Холодна і гаряча комерційна пропозиція

Перш ніж писати, визначте тип КП. Холодна надсилається людині, яка нічого не просила, — її завдання зачепити й отримати відповідь. Гаряча — відповідь на запит клієнта: він уже чекає ціну й умови. Більшість пропозицій у продажах — гарячі, і саме їх розбираємо далі: тут менше «продажного» тексту і більше конкретики.

Структура комерційної пропозиції: 8 блоків

1. Шапка з брендом і реквізитами

Логотип, назва компанії, контакти, номер і дата КП. Клієнт має з першого погляду зрозуміти, від кого документ і чи він актуальний. Номер допомагає обом сторонам посилатися на конкретну версію.

2. Кому адресовано

Назва компанії клієнта й контактна особа. Пропозиція «для ТОВ «Агросвіт», Івана Петренка» читається інакше, ніж безіменний прайс: вона показує, що документ готували саме для цього клієнта.

3. Суть пропозиції одним абзацом

Два-три речення: яку задачу клієнта ви вирішуєте і що пропонуєте. Не «Ми — динамічна компанія з багаторічним досвідом», а «Пропонуємо обладнання для СТО на 4 пости з монтажем і навчанням персоналу, поставка — 5 робочих днів».

4. Склад: товари й послуги

Таблиця з назвами, кількістю, ціною й сумою. Фото допомагають, коли товари схожі між собою. Послуги (доставка, монтаж, навчання) краще винести окремим блоком — так клієнт бачить повну вартість, а не лише «голі» товари.

5. Підсумок

«Разом», знижка, ПДВ і «До сплати» — великим шрифтом. У документах для бухгалтерії додайте суму прописом. Помилка в підсумку — найдорожча помилка КП: клієнт перестає довіряти всім іншим цифрам.

6. Умови

Оплата, строки поставки, гарантія, термін дії пропозиції. Термін дії («дійсна до 31.10») створює природний дедлайн і захищає вас від старих цін.

7. Аргументи й відповіді на заперечення

Коротко: чому саме ви. Гарантія, наявність на складі, сервіс, кейси. Якщо знаєте, що клієнта хвилює ціна, — покажіть, з чого вона складається. Детальніше — у статті що відповісти клієнту на «дорого».

8. Заклик до дії і контакт менеджера

Що клієнту зробити далі: «Підтвердіть замовлення відповіддю на лист» або «Зателефонуйте, щоб узгодити дату монтажу». І обов’язково — ім’я, телефон і месенджер менеджера.

Приклад структури КП на постачання обладнання

1. Шапка: ТОВ «Ваша компанія», № КП-2026-0042 від 05.10.2026.
2. Для: ТОВ «Агросвіт», Іван Петренко.
3. Суть: комплект діагностичного обладнання з монтажем і навчанням.
4. Товари: газоаналізатор × 2, діагностичний стенд × 1.
5. Послуги: монтаж і навчання, доставка по Україні.
6. Підсумок: разом, знижка 5%, ПДВ 20%, до сплати.
7. Умови: оплата 50/50, поставка 5 робочих днів, гарантія 24 місяці, дійсна до 31.10.
8. Контакт: Олег Коваленко, менеджер, телефон і Telegram.

Довжина — одна-дві сторінки. Якщо КП довша, винесіть деталі в додаток, а на першій сторінці залиште суть, склад і підсумок.

Чек-лист перед надсиланням

• Ім’я клієнта і назва компанії написані без помилок.
• Ціни актуальні, підсумок перераховано після останніх змін.
• Вказано термін дії пропозиції.
• Є контакти менеджера і зрозумілий наступний крок.
• Документ — у PDF, з логотипом, без «плаваючої» верстки.
• У листі є короткий супровідний текст, а не лише вкладення.

Найчастіші помилки, через які клієнт не відповідає, ми зібрали в окремій статті — 12 помилок у комерційній пропозиції.

Як писати текст комерційної пропозиції: 7 правил

1. Пишіть мовою клієнта. Не «інноваційне рішення з широким функціоналом», а «стенд перевіряє розвал-сходження за 15 хвилин».
2. Одна думка — один абзац. Клієнт сканує документ очима, а не читає від початку до кінця.
3. Цифри замість прикметників. «Поставка за 5 робочих днів» переконує краще, ніж «швидка поставка».
4. Вигода перед характеристикою. Спершу — що це дає клієнту, потім — технічні деталі.
5. Без канцеляризмів. «Доводимо до вашого відома» і «у зв’язку з вищевикладеним» додають сторінок, але не довіри.
6. Конкретний наступний крок. Не «чекаємо на співпрацю», а «підтвердіть до п’ятниці — і ми зарезервуємо товар».
7. Перевірте на телефоні. Багато клієнтів уперше відкривають КП зі смартфона — документ має читатися і там.

Що не варто писати в КП

• Довгу історію компанії. Рік заснування і місія цікавлять клієнта значно менше, ніж ціна й строки.
• Порівняння з конкурентами за назвою. Це виглядає непрофесійно — краще покажіть свої переваги цифрами.
• Обіцянки, які не виконаєте. «Поставка завтра», якщо товар під замовлення, зруйнує довіру вже на першій угоді.
• Усі товари з прайсу. КП — це вибір для конкретної задачі, а не каталог.

Як оцінити, чи працює ваша КП

Найпростіший показник — частка пропозицій, які закінчуються угодою. Якщо вона низька, подивіться на дві речі: чи відкривають клієнти ваші КП і як швидко ви їх надсилаєте після запиту. Пропозиції, які клієнт не відкрив, — проблема листа чи каналу. Відкриті, але без відповіді, — проблема змісту, ціни або follow-up. Порівнюйте результати після кожної зміни структури — і за кілька тижнів ви знатимете, що працює саме у вашій ніші.

Як скласти КП швидше

Вісім блоків легко зібрати вручну раз. Складно — двадцятий раз за тиждень, без помилок у цінах і в однаковому оформленні в усіх менеджерів. Тому сервіси на кшталт DOCSPACE беруть повторювану частину на себе: шапка, реквізити й умови підставляються з брендингу, товари — з каталогу пошуком, а підсумок, ПДВ і сума прописом рахуються автоматично. Менеджеру лишається подумати про клієнта. Спробуйте зібрати першу КП — це займе кілька хвилин.