Як відправити комерційну пропозицію клієнту і дізнатися, що її прочитали

Відправити комерційну пропозицію клієнту можна по-різному: прикріпити файл до листа, кинути в месенджер, надіслати посилання. У DOCSPACE це один крок — і після нього ви бачите, що відбувається з пропозицією далі. Розповідаємо, як це працює і як використати цю інформацію для продажу.

Як відправити комерційну пропозицію клієнту з DOCSPACE

1. Відкрийте збережену пропозицію і натисніть «Надіслати клієнту».
2. Перевірте адресу клієнта — якщо її ще немає в картці клієнта, вона збережеться для наступних разів.
3. Вкажіть ім’я та пошту відправника — клієнт бачитиме лист від вас, а не від сервісу.
4. Відредагуйте тему й текст листа. За замовчуванням там уже є номер КП і назва компанії.
5. За потреби поставте галочку «Надіслати копію на пошту відправника».

Клієнт отримає лист з PDF у вкладенні та кнопкою «Переглянути онлайн». Статус КП зміниться на «Надіслано».

Що ви побачите після надсилання

• Лист відкрито — клієнт відкрив повідомлення.
• Перейшов до КП онлайн — клієнт відкрив онлайн-версію, і ви бачите, скільки разів її переглядали.
• Відповідь — клієнт відповідає на лист, і відповідь приходить на вашу пошту.

Це прямо підказує, коли телефонувати: найкращий момент — коли клієнт щойно переглянув пропозицію і має її перед очима.

Порада: якщо КП переглядали кілька разів за день — найімовірніше, її обговорюють усередині компанії клієнта. Саме час запропонувати відповісти на питання.

Коли краще надсилати

Пропозицію, надіслану одразу після розмови, клієнт відкриває з контекстом — він щойно обговорював задачу і пам’ятає деталі. Тому найкращий час для гарячої КП — того ж дня, поки розмова свіжа. Якщо зібрати КП можна за кілька хвилин, ви встигаєте надіслати її ще до того, як клієнт отримає пропозиції від конкурентів.

Для холодних пропозицій краще обирати робочі години на початку тижня: у п’ятницю ввечері лист має всі шанси загубитися серед вихідних розсилок.

Посилання замість файлу

Крім листа, пропозицію можна надіслати посиланням — кнопка «Поділитися». Онлайн-версія зручно відкривається з телефона, з неї можна завантажити PDF або написати менеджеру в Telegram. Посилання підходить для месенджерів, де файли губляться в переписці.

Статуси: від чернетки до угоди

Кожна КП проходить шлях: «Чернетка» → «Надіслано» → «Прийнято» або «Відхилено». Коли клієнт відповів, змініть статус — і аналітика покаже, яка частка пропозицій закінчується угодою. Прийняту КП можна одразу списати зі складу, якщо ви ведете облік залишків.

Запити від клієнтів: з чату, сайту й CRM

Пропозиції часто народжуються із запитів: покупець пише в чат Prom, натискає кнопку «Отримати КП» на сайті чи залишає заявку в боті. У DOCSPACE такі звернення збираються в розділі «Запити». З запиту можна одразу створити КП — клієнт і товари, про які він питав, уже будуть у документі. А відповідь піде туди, звідки клієнт писав.

Як підготувати лист, який відкриють

Навіть найкраща КП не спрацює, якщо лист загубиться. Кілька правил:

• Тема — з номером пропозиції й назвою компанії, щоб її легко було знайти.
• Перше речення — контекст: «Як домовлялися телефоном…».
• Головне в листі — склад, строк і сума одним абзацом, щоб суть була зрозуміла без вкладення.
• Наступний крок — що клієнту зробити й до якої дати діє пропозиція.

Готові шаблони листів — у статті про супровідний лист до КП.

Копія собі

Галочка «Надіслати копію на пошту відправника» корисна, якщо ви ведете листування з клієнтом у своїй пошті: лист і вкладення будуть під рукою, а відповідь клієнта прийде в той самий ланцюжок.

Клієнт мовчить: що робити

Мовчання після КП — нормальна ситуація, а не відмова. Подивіться, чи відкривав клієнт пропозицію, і напишіть коротке нагадування з конкретним питанням. Готові формулювання — у статті про follow-up після комерційної пропозиції. А якщо клієнт відповів «дорого» — продублюйте КП, змініть знижку чи склад і надішліть нову версію за хвилину.

Як підготувати саму пропозицію так, щоб її хотілося дочитати, — у статті як скласти комерційну пропозицію.