Як створити комерційну пропозицію онлайн: перша КП у DOCSPACE за 5 хвилин

Щоб створити комерційну пропозицію онлайн, не потрібні ні Word, ні Excel, ні калькулятор. У DOCSPACE КП збирається з каталогу: ви обираєте клієнта, додаєте товари й послуги пошуком, а суми, знижки й ПДВ рахуються самі. Нижче — весь шлях від реєстрації до PDF у пошті клієнта.

Крок 1. Зареєструйтеся і заповніть бренд

Після реєстрації сервіс запропонує короткий гайд. Найперше варто заповнити розділ «Брендинг»: логотип, назву компанії, реквізити, контакти й, за бажання, печатку з підписом. Ці дані автоматично потраплятимуть у кожну пропозицію — більше не доведеться копіювати шапку з документа в документ.

Порада: завантажте логотип у PNG з прозорим фоном — у PDF він виглядатиме охайно і на білому, і на кольоровому тлі шаблону.

Крок 2. Додайте товари й послуги

Комерційна пропозиція складається з позицій каталогу, тож спершу його треба наповнити. Є три способи:

• Вручну — розділ «Товари» → «Додати товар»: назва, артикул, ціни, фото й опис.
• Імпортом — завантажте прайс у Excel, CSV чи XML, і сервіс сам розпізнає колонки. Детально — у статті про імпорт товарів.
• З інтеграції — підключіть Prom, OpenCart або CRM, і товари підтягнуться автоматично.

Послуги (монтаж, доставка, навчання) живуть в окремому розділі «Послуги» — їх так само можна додавати до будь-якої КП.

Крок 3. Як створити комерційну пропозицію онлайн

Натисніть «Створити КП». Відкриється конструктор, де все робиться на одній сторінці:

1. Клієнт. Почніть вводити назву компанії — знайдеться наявний клієнт, або створіть нового просто з цього поля.
2. Товари. У полі «Додати товар з каталогу» введіть кілька літер назви чи артикул — і оберіть потрібне. Позиція потрапить у таблицю з актуальною ціною та фото.
3. Кількість. Змінюйте кнопками «+» і «−» — сума рядка та підсумок перераховуються миттєво.
4. Послуги. Додаються так само пошуком, у свій блок.
5. Знижка й ПДВ. Вкажіть знижку на документ, і сервіс сам порахує «Разом», «Знижку», ПДВ і «До сплати».

Праворуч працює живий перегляд — ви одразу бачите, як виглядатиме документ для клієнта.

Крок 4. Оберіть шаблон і вигляд цін

У розділі «Шаблони КП» є готові варіанти: «Класичний» з таблицею, «Каталог» з плиткою, «Дилерський», «Коротка», «Роботи під ключ» і «Презентація». Шаблон визначає, які ціни бачить клієнт — дистриб’ютора, роздрібну, обидві чи жодної. Більше про це — у статті про шаблони й брендинг.

Крок 5. Збережіть і перевірте PDF

Після збереження КП отримує номер і статус «Чернетка». Відкрийте PDF: шапка з логотипом, таблиця товарів, підсумок, умови й контакти менеджера вже на місці. Якщо щось не так — поверніться в конструктор, виправте й збережіть знову.

Крок 6. Надішліть клієнту

Кнопка «Надіслати клієнту» відкриває форму листа: адреса клієнта, тема, повідомлення і, за бажання, копія на вашу пошту. PDF піде у вкладенні, а в листі буде посилання на онлайн-версію. Після надсилання статус зміниться на «Надіслано», і ви побачите, коли клієнт відкрив лист і переглянув пропозицію. Як цим користуватися — у статті про надсилання КП.

Як прискорити наступні пропозиції

Перша КП завжди займає трохи більше часу: ви знайомитеся з конструктором і перевіряєте, як усе виглядає. Наступні збираються значно швидше, особливо якщо скористатися кількома прийомами.

Дублювання

Якщо новому клієнту потрібен схожий набір — відкрийте наявну КП і натисніть «Дублювати». Позиції, кількості й умови скопіюються, залишиться змінити клієнта і, за потреби, склад. Це найшвидший спосіб підготувати типову пропозицію.

Картки клієнтів

Кожен клієнт, якому ви надсилали КП, зберігається з контактами й поштою. Наступного разу достатньо ввести кілька літер назви — і всі дані підставляться. На сторінці клієнта видно всі його пропозиції зі статусами й сумами.

Свій шаблон за замовчуванням

Нова КП відкривається з шаблоном вашої останньої пропозиції. Якщо ви працюєте переважно з дилерами чи переважно з кінцевими клієнтами, просто оберіть потрібний шаблон один раз — далі він підставлятиметься сам.

Як змінити вже збережену пропозицію

Поки КП не надіслана, її можна редагувати скільки завгодно: додавати позиції, змінювати кількість, знижку чи умови. Якщо пропозицію вже надіслали, а клієнт попросив зміни, зручніше продублювати її і надіслати нову версію — так зберігається історія: видно, що і коли отримав клієнт.

Валюта і курс

КП можна сформувати в гривнях, євро чи доларах. Якщо товари в каталозі в іншій валюті, ціни перерахуються за курсом — системним або вашим власним, який задається в профілі. Курс фіксується в пропозиції, тож сума не зміниться після надсилання.

Примітки

Особливі умови для конкретного клієнта — знижка за обсяг, нестандартна доставка, домовленості з розмови — пишіть у примітках КП. Вони з’являться в документі окремим блоком і не загубляться в листуванні.

Що далі

Коли клієнт відповість, позначте результат: «Прийнято» чи «Відхилено». Прийняту КП можна списати зі складу, а відхилену — продублювати й надіслати з іншою ціною за хвилину. Так з’являється історія угод: видно, скільки пропозицій надіслано, скільки прийнято і на яку суму.

Готові спробувати? Створіть акаунт — першу комерційну пропозицію можна зібрати вже сьогодні.