Імпорт товарів з Excel, XML і Prom: каталог для КП за 10 хвилин

Імпорт товарів з Excel — найшвидший спосіб наповнити каталог, з якого потім складаються комерційні пропозиції. У DOCSPACE імпорт підтримує Excel і CSV, XML-фіди, а також магазини на Prom і OpenCart. Розповідаємо, як підготувати файл, що відбувається під час завантаження і як оновлювати ціни надалі.

Які джерела можна імпортувати

• Excel і CSV — будь-який прайс-лист, де кожен товар займає рядок.
• XML-фід — файл або посилання у форматі YML, який зазвичай уже є в інтернет-магазину для маркетплейсів.
• Prom.ua — товари й клієнти підтягуються з вашого магазину за ключем API.
• OpenCart і CRM — через розділ «Інтеграції», разом із фото та характеристиками.

Як підготувати файл Excel

Ідеальний прайс для імпорту — таблиця з рядком заголовків і одним товаром у рядку. Сервіс сам знайде потрібні колонки за назвами: «Назва», «Артикул», «Ціна», «Роздрібна ціна», «Категорія», «Виробник», «Опис», «Фото». Назви не обов’язково мають збігатися дослівно — «Найменування», «Код товару» чи «Ціна опт» теж розпізнаються.

Порада: якщо у файлі кілька аркушів чи шапка з логотипом над таблицею — не страшно. Сервіс знайде рядок із заголовками сам, а ви зможете підправити вибір.

Що варто перевірити перед завантаженням

• Ціни записані числами, без тексту «грн» у тій самій клітинці.
• У кожного товару є артикул — за ним сервіс знаходить товар під час наступних оновлень.
• Фото вказані посиланнями — їх буде завантажено й стиснуто автоматично.

Як проходить імпорт

1. Відкрийте «Імпорт» і оберіть, що завантажуєте: товари, послуги чи клієнтів.
2. Завантажте файл або вставте посилання на XML.
3. Перевірте зіставлення колонок: сервіс показує, яка колонка файлу куди піде.
4. Перегляньте, що зміниться: скільки товарів буде додано, скільки оновлено і які саме поля.
5. Застосуйте — великі файли обробляються у фоні з прогресом, можна продовжувати роботу.

Імпорт можна скасувати протягом доби, якщо щось пішло не так, — каталог повернеться до попереднього стану.

Оновлення цін і залишків

Найчастіший сценарій — постачальник надіслав новий прайс. Завантажте його так само: товари з відомими артикулами оновляться, нові — додадуться, а ваші пропозиції, що вже надіслані, збережуть ціни на момент створення. Якщо ви ведете облік залишків, імпорт може оновлювати й кількість на складі.

Фото товарів

Фото з посилань завантажуються у фоні, стискаються в сучасний формат WebP і зменшуються до розумного розміру — тож каталог і PDF відкриваються швидко. Однакові фото (наприклад, у варіантів одного товару) зберігаються один раз.

Скільки часу займає імпорт

Зіставлення колонок і перегляд змін — кілька хвилин. Саме читання файлу залежить від розміру: прайс на кілька сотень позицій обробляється майже миттєво, на десятки тисяч — у фоні, поки ви працюєте далі. Фото завантажуються окремо і з’являються в каталозі поступово.

Імпорт послуг і клієнтів

Так само, як товари, імпортуються й послуги — з назвами, описами й цінами — та клієнти з контактами. Клієнтів зручно завантажити з CRM чи таблиці, яку менеджери вели раніше: тоді в конструкторі КП достатньо ввести кілька літер назви компанії, і всі реквізити підставляться.

Типові помилки імпорту і як їх уникнути

Ціни з текстом

Значення на кшталт «1 200 грн.» або «від 500» сервіс намагається розпізнати, але надійніше тримати в клітинці лише число. Валюту краще винести в окрему колонку або вказати під час імпорту для всього файлу.

Об’єднані клітинки

Прайси, зверстані «для друку», часто мають об’єднані клітинки з назвами категорій. Сервіс знайде категорії, якщо вони записані окремою колонкою. Якщо ж категорія стоїть рядком над групою товарів — перед імпортом варто переписати її в колонку.

Дублікати артикулів

Якщо в різних товарів однаковий артикул, під час оновлення вони перезаписуватимуть один одного. Перевірте унікальність артикулів у файлі — або використовуйте комбінацію артикулу й моделі.

Тимчасові посилання на фото

Посилання на фото з хмарних дисків часто вимагають входу або діють обмежений час. Найкраще працюють прямі посилання на зображення з вашого сайту чи магазину.

Перед першим великим імпортом спробуйте файл на 10–20 рядків. Так ви перевірите зіставлення колонок і вигляд товарів у каталозі за хвилину.

Після імпорту

Каталог готовий — можна створювати першу комерційну пропозицію. Товари знаходяться пошуком прямо в конструкторі КП, з ціною, фото й наявністю. А щоб ціни в усіх менеджерів завжди були однакові, почитайте, як вести єдиний каталог цін.