Шаблон комерційної пропозиції з вашим брендом: логотип, реквізити, печатка

Шаблон комерційної пропозиції — це те, що робить документ впізнаваним: логотип, кольори, реквізити, порядок блоків і стиль таблиці. У DOCSPACE шаблон налаштовується один раз, а далі кожна КП автоматично виходить у фірмовому вигляді — незалежно від того, хто з менеджерів її готує.

Брендинг: що заповнити один раз

Розділ «Брендинг» зберігає все, що повторюється в кожному документі:

• Логотип — з’являється в шапці PDF, у листі клієнту й на онлайн-сторінці пропозиції.
• Назва компанії й реквізити — ЄДРПОУ, адреса, рахунок, телефони.
• Печатка й підпис — додаються в підвал документа, якщо клієнту важливий «офіційний» вигляд.
• Умови — оплата, поставка, гарантія: текст, який потрапляє в кожну КП за замовчуванням.
• Кольори — підбираються з логотипа, щоб таблиця й акценти відповідали бренду.

Готові шаблони КП

У розділі «Шаблони КП» є кілька готових варіантів під різні задачі:

• Класичний — таблиця товарів з фото, підсумок з ПДВ. Універсальний вибір.
• Каталог — товари плиткою з групуванням за категоріями, коли важливо показати асортимент.
• Дилерський — плитка з описами і тільки ціни дистриб’ютора.
• Коротка — одна сторінка без зайвого, коли клієнт чекає ціну просто зараз.
• Роботи під ключ — спершу послуги з описом, далі обладнання таблицею.
• Презентація — обкладинка з зображенням, товари плиткою і без цін, для першого знайомства.

Кожен готовий шаблон можна переглянути як готовий PDF і скопіювати, щоб налаштувати під себе.

Як налаштувати свій шаблон комерційної пропозиції

Редактор шаблонів працює перетягуванням блоків: шапка компанії, заголовок, клієнт, текст, зображення, товари, послуги, підсумок, примітки, умови, підвал. Для кожного блоку є свої налаштування — наприклад, чи показувати фото й артикули в таблиці, чи групувати товари за категоріями, чи виводити суму прописом у підсумку, чи ставити печатку в підвалі.

Які ціни бачить клієнт

Шаблон визначає режим цін: обидві ціни (дистриб’ютора і рекомендована роздрібна для довідки), тільки дистриб’ютора, тільки роздрібна або без цін зовсім. Назви цін теж можна змінити у профілі — наприклад, «Оптова» і «Роздрібна».

Колонтитули й сторінки

Багатосторінкові КП можна доповнити колонтитулами: логотип, номер пропозиції, «Сторінка X з Y». А шаблон «Презентація» показує, як зробити окрему обкладинку на першій сторінці.

Теми оформлення PDF

Окрім набору блоків, шаблон має тему — загальний стиль документа. Класична тема з м’якими кольоровими акцентами підходить більшості компаній. Мінімалістична — тонкі лінії й багато повітря, для брендів зі стриманим стилем. Сучасна — контрастний підсумок і виразні заголовки. Тема не змінює зміст, лише подачу: ту саму КП можна переглянути в різних темах і обрати найкращу.

Які блоки обов’язково залишити в шаблоні

• Шапка компанії — логотип і контакти, щоб було зрозуміло, від кого документ.
• Заголовок КП з номером і датами — для посилань і контролю актуальності.
• Клієнт — кому адресована пропозиція.
• Товари й послуги — склад пропозиції.
• Підсумок — разом, знижка, ПДВ, до сплати і, за бажання, сума прописом.
• Умови — оплата, поставка, гарантія.
• Підвал — контакти менеджера, печатка й підпис.

Решта — текстові блоки, зображення, розділювачі — на ваш смак. Наприклад, короткий абзац про компанію після заголовка або фото виконаних робіт перед таблицею.

Порада: переглядайте шаблон як готовий PDF після кожної зміни. Те, що добре виглядає в редакторі, варто перевірити на справжній сторінці A4.

Скільки шаблонів потрібно

Більшості компаній достатньо двох-трьох: основний для кінцевих клієнтів, окремий для дилерів чи партнерів з іншими цінами і короткий — для швидкої відповіді на запит із ціною. Якщо ви часто робите презентації нового асортименту, додайте шаблон з обкладинкою і плиткою товарів без цін. Більше шаблонів зазвичай лише ускладнює вибір: менеджер має за секунду зрозуміти, який використати.

Як назвати шаблони

Називайте шаблони за ситуацією, а не за виглядом: «Дилерам», «Кінцевим клієнтам», «Швидка відповідь». Тоді новий співробітник обере правильний без підказок.

Чому один шаблон для всіх менеджерів — це важливо

Коли кожен менеджер оформлює КП по-своєму, клієнт отримує різні документи від однієї компанії — і це знижує довіру. Єдиний шаблон знімає питання оформлення: менеджер думає про клієнта, а не про відступи в Word. Більше про стандартизацію — у статті про шаблони для відділу продажів.