Комерційна пропозиція в Word і Excel: чому це вже минуле

Комерційна пропозиція в Word — звична річ для багатьох компаній. Є шаблон, є прайс в Excel, є досвід. Але якщо подивитися, скільки часу забирає одна КП і скільки в ній можливостей помилитися, стає зрозуміло: цей спосіб працює, доки пропозицій мало. Коли їх десятки на тиждень, Word і Excel починають гальмувати продажі.

Як виглядає комерційна пропозиція в Word «по-старому»

1. Знайти актуальний прайс — серед файлів у пошті, на диску й у месенджерах.
2. Відкрити минулу КП і зберегти як нову.
3. Замінити клієнта, видалити старі позиції, скопіювати нові з прайсу.
4. Порахувати суми, знижку й ПДВ — у Excel або калькулятором.
5. Поправити таблицю, яка «з’їхала» після вставки.
6. Зберегти в PDF, написати лист, прикріпити файл.
7. Записати десь, що КП надіслано, і не забути нагадати.

Кожен крок окремо — дрібниця. Разом — помітна частина робочого дня менеджера, якщо пропозицій кілька.

Де саме губиться час

Пошук актуальних цін

Прайси оновлюються, а старі версії лишаються в пошті. Менеджер витрачає час на пошук — або, що гірше, бере не ту версію.

Ручне копіювання

Назва, артикул, ціна, фото — кожну позицію переносять руками. Що довший список, то більше шансів помилитися.

Перерахунок

Клієнт змінив кількість — і весь підсумок треба перерахувати. Формули в Excel ламаються від однієї вставки рядка.

Форматування

Таблиці з’їжджають, логотип «пливе», шрифти різні. Документ, який добре виглядав у менеджера, у клієнта відкривається інакше.

Ризики для продажів

• Помилки в цінах і сумах — втрачена маржа або втрачена довіра.
• Повільна відповідь — поки КП готується, клієнт отримує пропозицію від конкурента.
• Різні документи від одного бренду — кожен менеджер оформлює по-своєму.
• Немає історії — незрозуміло, що, кому і за якою ціною надсилали, які КП прийняті.
• Немає зворотного зв’язку — невідомо, чи клієнт узагалі відкрив файл.

Швидкість відповіді — один із найсильніших аргументів у B2B. Пропозиція, яка прийшла першою, задає рамку, з якою клієнт порівнює всі наступні.

Що використовувати замість

Альтернатива — сервіс, у якому КП збирається з каталогу. Ціни й товари в одному місці, підсумок рахується сам, оформлення задається шаблоном, а надсилання й статуси — частина процесу. Кроки з шапки статті скорочуються до трьох: обрати клієнта, додати позиції пошуком, надіслати.

Як порахувати свою економію

Візьміть кілька останніх пропозицій і засічіть, скільки часу пішло на кожну — від запиту до надісланого листа. Помножте на кількість КП на місяць. Це і є час, який можна повернути менеджерам. Як підійти до автоматизації системно — у статті про автоматизацію комерційних пропозицій.

А якщо Google Docs і Google Таблиці?

Хмарні документи вирішують одну проблему — файл не губиться в пошті, і його бачить уся команда. Але решта лишається: ціни все одно копіюються руками, формули ламаються, оформлення в кожного менеджера своє, а про те, чи клієнт відкрив документ, ви так і не дізнаєтеся. Плюс доступ: досить один раз надіслати посилання з правом редагування — і клієнт бачить чернетки ваших знижок для інших.

Що варто зберегти з досвіду Word

Перехід на сервіс не означає, що все напрацьоване треба викинути. Навпаки, найкраще з ваших документів стане основою шаблону:

• Формулювання умов — оплата, поставка, гарантія. Перенесіть їх у брендинг, і вони підставлятимуться в кожну КП.
• Порядок блоків, який добре сприймають ваші клієнти, — відтворіть його в редакторі шаблону.
• Вдалі тексти про компанію чи переваги — у текстовий блок шаблону.
• Фото й описи товарів — у каталог, разом з імпортом прайсу.

Відкрийте свою найкращу КП у Word і відтворіть її в DOCSPACE. Різниця в часі на наступній пропозиції буде відчутною одразу.

Що отримує клієнт

Для клієнта зміни теж помітні: пропозиція приходить швидше, виглядає однаково акуратно на комп’ютері й телефоні, відкривається посиланням без завантаження файлів, а ціни й підсумки в ній збігаються з тим, що обговорювали. Це дрібниці, які разом формують враження про компанію ще до першої поставки.

Перехід без болю

Найбільше лякає перенесення даних. Але прайс з Excel імпортується за хвилини — сервіс сам розпізнає колонки (детально — у статті про імпорт), а бренд налаштовується один раз. Спробуйте зібрати в DOCSPACE ту саму КП, яку востаннє робили в Word, — і порівняйте. Почати можна безкоштовно.